Notificare privind colectarea justă a datelor clienților
La achiziționarea unui produs sau primirea unui serviciu de la:
• un reprezentant (dealer) Ford, printre care si de la societatea noastra General Electronic Service SRL, avand sediul in Focsani, str Calea Munteniei, nr. 24, cod postal 620172, inmatriculata la Registrul Comertului cu nr. J39/415/1991, CIF RO 1444060 și/sau
• Ford Romania SA („Ford“, „noi“, „nostru“ sau „noastre“)
anumite informații despre dumneavoastră și vehiculul dumneavoastră („informații personale“) vor fi colectate.
Prezenta notificare explică modul în care vor fi utilizate și cui vor fi divulgate informațiile personale.
În plus la prezenta notificare, unele din produsele și serviciile Ford (inclusiv unele din aplicațiile Ford) dispun de propriile politici de confidențialitate care descriu mai detaliat modul în care informațiile dumneavoastră cu caracter personal sunt utilizate într-un anumit context. De asemenea, puteți afla mai multe despre ce informații sunt colectate și utilizate de vehiculul dumneavoastră, consultând manualul proprietarului sau aplicația care îl însoțește (unde este cazul).
Ford poate divulga informațiile personale către institutii financiare bancare sau nebancare in scopul obtinerii de informatii cu privire la solutia optima de finantare pentru produsele pe care doriti sa le achizitionati, precum si in vederea observarii randamentului economic al produselor financiare oferite de terte parti si care insotesc produsele Ford in vederea optimizarii acestor servicii fara ca aceste operatiuni sa rezulte in operatiuni automate fata de persoane fizice. Informatiile dumneavoastra personale pot fi divulgate si catre Ford Motor Company sau alte companii din cadrul Ford Motor Company Group de la nivel mondial. Când divulgăm informațiile dumneavoastră personale, ne vom asigura că acestea sunt utilizate în scopuri compatibile cu cele descrise în prezenta notificare.
Cui vor fi divulgate informațiile dumneavoastră personale
Informațiile dumneavoastră personale pot fi divulgate:
• companiilor sau altor organizații pe care noi le-am contractat să furnizeze servicii în numele nostru, cum ar fi companii de găzduire website-uri, furnizori de servicii de transmitere e-mailuri, furnizori de analize, servicii de găzduire evenimente și furnizori ai tehnologiei informaționale;
• companiilor sau altor organizații la care ne-ați solicitat sau ați convenit ca noi să le furnizam datele dumneavoastră cu caracter personal;
• dealerii sau partenerii noștri, în cazul în care acest lucru este necesar pentru a vă furniza un serviciu sau un produs;
• consultanții profesioniști;
• oricărei agenții/institutii – persoane juridice de drept public de aplicare a legii, instanță, organism de reglementare, autoritate de stat sau terță parte, în cazul în care noi considerăm sau suntem obligati in temeiul legislatiei aplicabile pentru respectarea unei obligații legale sau de reglementare sau pentru un alt mod de a proteja drepturile dumneavoastră, drepturile oricărei terțe părți sau siguranța oricărei persoane sau in vederea detectării, prevenirii sau rezolvării în alt mod a problemelor de fraudă, securitate sau siguranță, etc.
• oricărei terțe părți care achiziționează sau căreia noi îi transferăm integral sau în mare activele și activitatea noastră. Dacă are loc o astfel de vânzare sau un astfel de transfer, noi vom depune toate eforturile rezonabile în încercarea de a ne asigura că entitatea căreia îi sunt transferate informațiile dumneavoastră personale le utilizează într-un mod concordant cu prezenta notificare.
De asemenea, Ford poate divulga informațiile personale către Ford Motor Company sau alte companii din cadrul Ford Motor Company Group de la nivel mondial. Când divulgăm informațiile dumneavoastră personale, ne vom asigura că acestea sunt utilizate în scopuri compatibile cu cele descrise în prezenta notificare. Lista cu companiile din cadrul Ford Motor Company Group este disponibilă pe ford.com.
Transferarea la nivel internațional a informațiilor personale
Informațiile dumneavoastră personale vor fi tratate în conformitate cu legislația aplicabilă în Romania în materie de protecție a datelor și pot fi transferate în spațiul economic european („SEE“), precum și în state din afara SEE (inclusiv în SUA, India). Statele în care transferăm informațiile dumneavoastră personale pot fi considerate de Comisia Europeană ca neasigurând un nivel adecvat de protecție a informațiilor personale. Astfel, când transferăm informațiile dumneavoastră personale în afara SEE, vom institui sisteme de protecție adecvate în conformitate cu obligațiile noastre legale pentru a ne asigura că datele cu caracter personal sunt protejate în mod adecvat, indiferent de statul în care sunt transferate. Aceste sisteme de protecție pot include obținerea unor asigurări contractuale de la orice terță parte care are acces la informațiile dumneavoastră personale cu privire la faptul că aceste date vor fi protejate prin standarde echivalente cu cele care protejează datele dumneavoastră cu caracter personal de pe teritoriul SEE. Dacă doriți să aflați mai multe despre modul în care Ford protejează informațiile dumneavoastră personale la transferul lor în afara SEE sau pentru a obține o copie a măsurilor de siguranță pe care le aplicăm pentru protejarea informațiilor personale la transferul lor, vă rugăm să contactați DPeurope@ford.com cumulativ cu crcro@ford.com.
Care sunt informațiile personale utilizate
Ford colectează informațiile dumneavoastră personale când:
• completați formulare sau faceți rezervări (de exemplu, dacă rezervați un serviciu sau solicitați un test drive);
• beneficiați de servicii sau achiziționați produse de la un dealer Ford; și
• ne contactați (de exemplu, noi vom păstra o evidență a informațiilor furnizate de dumneavoastră atunci când ne scrieți sau contactați centrele noastre de servicii pentru clienți);
• folositi produse Ford care sunt dotate cu conectivitate la internet.
Când duceți vehiculul la verificare sau reparare, Ford va colecta informații de diagnosticare cu privire la vehicul și vom păstra evidența manoperei executate și pieselor furnizate. Explicăm mai multe în acest sens într-o secțiune separată de la finalul prezentei notificări.
Informațiile personale pe care le colectăm includ:
• numele dumneavoastră și datele de contact (cum ar fi adresa, numărul/numerele de telefon și adresa de e-mail) și informații privind activitatea dumneavoastră sau angajatorul dumneavoastră dacă vizitați website-ul în scop comercial;
• informații cu privire la vehiculul dumneavoastră (inclusiv numărul de identificare al vehiculului („VIN“), modelul, vechimea și kilometrajul, IP-ul autovehiculului/informatii de identificare specifice acelor sisteme ale autovehiculului cu conectivitate la internet);
• produsele și serviciile de care sunteți interesat; sau pe care le-ați achiziționat;
• preferințele dumneavoastră de contact și marketing in conditiile descrise in mod seprat; și
• informații necesare în scop de finanțare, cum ar fi informații privind plata si/sau detalii relative la finantare.
În plus și unde legea permite, putem combina informațiile pe care le deținem cu informațiile despre dumneavoastră sau interesele dumneavoastră, situația social-economică și social-demografică, identificatorii online și datele actuale de contact colectate de terțe părți cum ar fi agenții de marketing și din surse publice.
Este posibil ca legea să prevadă obligativitatea colectarii anumitor informații personale. De asemenea, este posibil să fim obligați să colectăm informațiile dumneavoastră personale în baza unei relații contractuale cu dumneavoastră care poate naste obligatii in sarcina noastra inclusiv in perioada post-contractuala. Nefurnizarea acestor informații poate împiedica sau întârzia îndeplinirea acestor obligații, cu consecinte nedorite.
Cum vor fi utilizate informațiile personale
Noi utilizăm informațiile dumneavoastră personale pe care le colectăm pentru:
• soluționarea solicitărilor dumneavoastră (de exemplu, pentru furnizarea unor servicii către dumneavoastră);
• gestionarea și îmbunătățirea activității noastre și relației noastre cu dumneavoastră;
• evaluarea calității serviciilor pe care noi și dealerii Ford le furnizează și serviciilor pe care le prestează furnizorii noștri nouă sau în numele nostru;
• rezolvarea nelămuririlor dumneavoastră;
• realizarea cercetătorilor;
• a vă trimite materiale de marketing conforme cu preferințele dumneavoastră de comunicare; și
• a respecta responsabilitățile noastre legale și de reglementare, pentru a răspunde procedurilor juridice/legale sau solicitărilor de informații emise de autoritățile de stat sau alte terțe părți și pentru a preveni și detecta infracțiunile și frauda sau pentru a proteja drepturile dumneavoastră sau ale altor persoane.
Pentru informații suplimentare despre modul în care utilizăm informațiile dumneavoastră personale colectate atunci când vehiculul dumneavoastră este verificat sau reparat, vă rugăm să consultați secțiunea „Repararea, diagnosticarea și verificarea vehiculului dumneavoastră marca Ford“ din prezenta notificare.
Atat societatea comerciala reprezentand dealerul, cat si societatea Ford Romania și alte companii din cadrul Ford Motor Company Group si tertii imputerniciti in mod valabil de catre aceste societati putem combina și, utilizând procese decizionale automate, putem analiza informațiile dumneavoastră personale pentru a vă asista cu scopurile prezentate mai sus, și pentru:
• a ne ajuta să înțelegem, dezvoltăm și îmbunătățim produsele, procesele, serviciile și strategiile noastre de marketing;
• a personaliza comunicările, produsele și serviciile noastre destinate dumneavoastră;
• păstra actualizate informațiile dumneavoastră personale;
• a înțelege mai bine clienții; și
• a gestiona și îmbunătăți relația comerciala pe care o derulam cu dumneavoastră.
Aici putem include, de exemplu, informarea asupra strategiei noastre de distribuție, evaluarea eficienței serviciului nostru de marketing și de relații cu clienții, realizarea analizelor de piață și identificarea produselor sau serviciilor care pot fi de interes pentru dumneavoastră și contactarea dumneavoastră pentru a vă anunța despre respectivele produse și servicii.
În unele situații limitate, deciziile automate pe care le luăm pot avea un efect juridic sau similar asupra dumneavoastră. Noi vom lua astfel de decizii automate cu privire la dumneavoastră doar când:
• deciziile sunt necesare pentru executarea sau încheierea unui contract cu dumneavoastră;
• deciziile sunt autorizate sinecesare prin lege; sau
• ne acordați consimțământul pentru procesul decizional automat.
Ne puteți contacta oricand pentru a solicita informații suplimentare cu privire la procesul decizional automat și, în unele situații, puteți obiecta față de utilizarea procesului decizional automat sau puteți solicita ca o decizie automată să fie revizuită.
Am dori să ne asigurăm că toate comunicările pe care vi le trimitem și interacțiunile noastre cu dumneavoastră sunt cât de relevante posibil pentru dumneavoastră. Astfel, uneori, noi putem utiliza informațiile despre dumneavoastră pe care le colectăm din surse publice și de la terțe părți (astfel cum este descris în secțiunea „Ce informații personale vom utiliza?“ de mai sus) pentru a ne ajuta să determinăm ce produse și servicii Ford v-ar putea interesa. De exemplu, furnizorii de analize și serviciile publicitare pot analiza informațiile colectate din surse online sau din alte surse pentru a ne furniza date demografice și interesele dumneavoastră - cum ar fi deducții despre intervalul de vârstă și tipurile de produse sau servicii care v-ar putea interesa. Apoi, vă putem trimite informații despre respectivele produse și servicii in funcție de preferințele dumneavoastră de comunicare și putem utiliza datele de care dispunem cu privire la dumneavoastră pentru a informa centrele noastre de servicii pentru clienți în cazul în care luați legătură cu acestea. De asemenea, putem colabora cu terțe părți pentru a vă prezenta materiale publicitare personalizate pe platformele de social media sau in masura in care v-ați dat acordul pentru utilizarea modulelor cookie când navigați pe internet/vizitați alte website-uri. Puteți afla cum puteți renunța să mai primiți materiale de marketing din partea noastră din secțiunea „Drepturile dumneavoastră“ de mai jos.
Noi păstrăm informațiile dumneavoastră personale în format identificabil cât timp este necesar în mod rezonabil pentru îndeplinirea scopurilor pentru care datele au fost colectate și, după cum este necesar, pentru respectarea obligațiilor noastre legale și de reglementare. În general, aceasta înseamnă păstrarea informațiilor dumneavoastră personale atâta timp cât una din următoarele situații se aplică:
• informațiile dumneavoastră personale sunt necesare în mod rezonabil pentru a vă furniza serviciile solicitate;
• informațiile dumneavoastră personale sunt necesare în mod rezonabil pentru a proteja și apăra drepturile noastre sau proprietatea noastră (aceasta se face, de obicei, pe durata de timp relevantă cu limitare legală); sau
• legile sau regulamentele aplicabile prevăd obligația de a păstra informațiile dumneavoastră personale
Temeiurile legale care vor justifica utilizarea informațiilor personale
Există diferite temeiuri legale pe care ne bazăm în utilizarea informațiilor personale și vom colecta și utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele situații:
• în cazul în care utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale este necesară pentru executarea unui contract sau a unor contracte la care dumneavoastră sunteți parte sau pentru a lua măsurile pe care le-ați solicitat pentru semnarea unui contract, inclusiv obligatii legale pe care le avem atat noi cat si vanzatorul produselor Ford ulterior prestarii obiectului contractului (exemplu: in cadrul procedurii de recall). Aceste contracte pot include condiții în care dumneavoastră vă înscrieți la un concurs sau acordurile pe care le încheiați pentru produse de service, de exemplu;
• în cazul în care utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale se încadrează în interesele noastre (Dealer, Ford Romania, Ford Motor Company group si terte parti contractate cu respectarea legislatiei in vigoare) legitime sau cele ale organizației cu care am împărtășit datele dumneavoastră cu caracter personal, asigurându-ne că aceste date și drepturile dumneavoastră aferente acestor informații sunt protejate. De exemplu, ne putem baza pe acest temei legal dacă noi și/sau companiile din cadrul grupului Ford Motor Company utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru: a înțelege și îmbunătăți produsele, serviciile și/sau strategiile de activitate sau marketing ale noastre (sau ale lor); în scopuri de cercetare; pentru gestionarea și îmbunătățirea relației noastre cu dumneavoastră și în scopuri administrative; pentru a ne ajuta să stabilim ce informații, produse și servicii sunt furnizate și utilizate în conformitate cu legea și termenii și condițiile care se aplică acestora; și în cazul în care este necesar să protejam sau apărăm drepturile și proprietatea noastră sau a altor persoane, sau să detectăm, prevenim sau să rezolvăm în alt mod problemele de fraudă, securitate, siguranță sau confidențialitate;
• în cazul în care considerăm că este necesar să utilizăm informațiile dumneavoastră personale pentru a respecta obligații legale sau de reglementare;
• în situații limitate când considerăm că este necesar să protejăm siguranța cuiva sau interesele esențiale;
• în anumite situații când poate fi necesar să utilizăm informațiile personale în scopuri care sunt în interesul public; și
• în cazul în care avem consimțământul dumneavoastră. Ne vom baza pe consimțământul dumneavoastră, de exemplu, pentru utilizarea informațiilor personale în vederea trimiterii unor materiale de marketing prin e-mail sau mesaje text. În situația în care ne bazăm pe aprobarea dumneavoastră pentru a utiliza datele cu caracter personal, atunci aveți dreptul să retrageți respectivul consimțământ oricând. Pentru detalii suplimentare, vă rugăm să consultați secțiunea „Drepturile dumneavoastră“ din prezenta notificare.
Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de a afla ce informații deținem despre dumneavoastră și în ce scopuri le deținem, precum și să accesați respectivele informații și să operați corecturi, dacă este cazul. De asemenea, în unele situații, aveți dreptul de a obiecta la utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale sau de a solicita ca informațiile personale să vă fie furnizate într-un format electronic uzual astfel încât să le puteți transmite și altor organizații (situație cunoscută în mod curent ca și dreptul la „portabilitatea datelor“).
În cazul în care v-ați dat consimțământul pentru utilizarea de către noi si/sau Ford a informațiilor personale (vă rugăm să consultați secțiunea intitulată „Temeiuri legale care justifică utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale“ pentru informații suplimentare), având dreptul să vă retrage acordul acesta oricând.
Dacă aveți întrebări sau probleme de comunicat în legătură cu utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale sau dacă doriți să accesați informațiile deținute de Ford despre dumneavoastră sau să vă exercitați alte drepturi aferente prelucrarii cumulative de catre Dealer, Ford Romania/Ford Motor Company Group/terte parti a datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la:
Probleme de confidențialitate legate de date cu caracter personal prelucrate de Ford
Soseaua Bucuresti Nord, numarul 10, Cladirea Global City Business Park, O1, Voluntari, Ford Romania SA, Judetul Ilfov, cod postal 077190
Probleme de confidențialitate legate de date cu caracter personal prelucrate de dealershipul Ford
Str Calea Munteniei, nr. 24, Focsani, Vrancea, cod postal 620172, inmatriculata la Registrul Comertului cu nr. J39/415/1991, CIF RO 1444060
Vă rugăm să ne contactați pentru a actualiza sau corecta informațiile dumneavoastră personale dacă acestea se modifică sau dacă informațiile personale pe care noi le deținem cu privire la dumneavoastră sunt inexacte.
Ford a desemnat un funcționar responsabil cu protecția datelor. Puteți lua legătura cu ofiterul responsabil cu protecția datelor la DPeurope@ford.com cumulativ cu crcro@ford.com.
Dealerul a desemnat un funcționar responsabil cu protecția datelor. Puteți lua legătura cu ofiterul responsabil cu protecția datelor la office@fordges.ro.
Puteti contacta dealershipul/service-ul nostru pentru a actualiza sau corecta informațiile dumneavoastră personale dacă acestea se modifică sau dacă informațiile personale pe care noi le deținem cu privire la dumneavoastră sunt inexacte la office@fordges.ro.
Dacă doriți să depuneți o reclamație cu privire la modul în care Ford sau dealershipul utilizează informațiile dumneavoastră personale, sperăm că inițial ne veți contacta pe noi sau pe dealer in cel mai scurt timp posibil. Cu toate acestea, puteți depune o reclamație și la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, aceasta fiind autoritatea care apără drepturile informaționale în Romania.
Modificări ale prezentei notificări
Este posibil să modificăm sau actualizăm periodic prezenta notificare. În cazul în care modificăm prezenta notificare, vă vom anunța schimbările operate. Dacă modificările vor avea un impact fundamental asupra caracterului prelucrării sau vă afectează substanțial în alt mod, noi vă vom anunța cu suficient timp înainte pentru a avea oportunitatea de a vă exercita drepturile privind informațiile dumneavoastră personale (de exemplu, pentru a obiecta față de prelucrare).
Repararea, diagnosticarea și verificarea vehiculului dumneavoastră Ford
La fabricarea vehiculului dumneavoastră marca Ford acesta a primit un număr unic (numărul de identificare al vehiculului sau „VIN”). În baza VIN putem determina anumite informații despre vehicul, inclusiv modelul, vechimea, softul utilizat și specificațiile tehnice.
Pentru diagnosticarea, analiza, repararea sau verificarea vehiculului dumneavoastră, tehnicienii implicați vot trebui să obțină VIN-ul și anumite informații de diagnosticare și informații despre situația curentă si istorica a vehiculului (de exemplu, ce versiuni de soft utilizează, kilometrajul, etc.).
Informațiile vor fi transferate unui sistem rulat si organizat de Ford, astfel încât tehnicienii care lucrează la vehiculul dumneavoastră să dispună de informații cat mai complete despre reparațiile, mentenanța și diagnosticarea specifice vehiculului (cum ar fi diagramele de cablaj și actualizările softului vehiculului) și informații despre orice lucrări din trecut efectuate asupra vehiculului dumneavoastră, pentru a-i asista la diagnosticare, reparare și/sau verificare astfel încât să poată păstra evidențe.
Pentru a asigura existența unei evidențe de diagnosticare exhaustive a vehiculului dumneavoastră, informațiile privind lucrările efectuate asupra vehiculului la verificare sau reparare vor fi corelate cu VIN al vehiculului. Acesta va fi transferat sistemului și stocat astfel încât Ford (sau orice terțe părți autorizate de Ford să utilizeze astfel sistemul) să poată pune informațiile despre reparațiile sau verificările din trecut la dispoziția oricărui dealer sau atelier de depanare Ford de oriunde din lume și care trebuie să vă repare sau verifice vehiculul.
Informațiile deținute în sistem sunt utilizate de Ford și pentru a permite diagnosticarea, repararea vehiculului, gestionarea și administrarea garanțiilor și produselor și serviciilor similare in scopurile de siguranță a produselor, cercetare și dezvoltare și pentru a permite companiei Ford să își respecte obligațiile legale.
Pe lângă transferurile de informații descrise anterior, Ford poate transmite aceste informații și:
• companiilor din grupul de companii Ford în scopuri de cercetare și dezvoltare și analize; și/sau
• companiilor din cadrul grupului corporatist Ford și/sau terțelor părți în cazul în care Ford consideră necesar pentru respectarea unei obligații legale sau de reglementare sau pentru a proteja în alt mod drepturile companiei Ford, drepturile altor companii din cadrul grupului de companii Ford Motor Company sau drepturile oricărei terțe părți.
Puteți afla mai multe cu privire la temeiurile legale care justifică utilizarea de către noi a informațiilor dumneavoastră personale, consultând secțiunea „Temeiurile legale care vor justifica utilizarea informațiilor personale“ de mai sus.
Dat fiind caracterul global al sistemului, informațiile VIN sunt transferate în state din afara spațiului economic european de către Ford. Puteți afla mai multe despre transferurile internaționale ale informațiilor dumneavoastră personale consultând secțiunea „Transferarea la nivel internațional a informațiilor personale“ de mai sus.
Dat fiind că aceste informații sunt sub forma unui jurnal oficial despre vehiculul dumneavoastră, le reținem timp de 20 de ani.
Dacă aveți întrebări sau doriți să accesați informațiile deținute de noi despre VIN în sistem sau să vă exercitați oricare din drepturile de care dispuneți în legătură cu datele cu caracter personal (puteți afla mai multe în acest sens mai sus), vă rugăm să contactați Ford la:
Probleme de confidențialitate Ford
Soseaua Bucuresti Nord, numarul 10, Cladirea Global City Business Park, O1, Voluntari, Ford Romania SA, Judetul Ilfov, cod postal 077190
DPeurope@ford.com cumulativ cu crcro@ford.com
Probleme de confidențialitate Dealership
Calea Munteniei, numarul 24, Focsani, Judetul Vrancea, General Electronic Service SRL, cod postal 620172, office@fordges.ro